Содержание
5.2. Технологии обработки поступающих документов
В настоящее время параллельно применяется несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными курьерами или фельдъегерской связью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте и телеграфу. Для передачи документной информации используются: телефонные аппараты, аппараты факсимильной связи, информационно-вычислительные сети.
Если относительно недавно подавляющее большинство документов поступало и обрабатывалось централизованно в специальном подразделении — экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам на рабочие места, оснащенные терминалами информационно-вычислительной сети (в том числе персональными компьютерами), минуя экспедицию. Сдерживающим фактором массового перехода к таким способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают не технические сложности, а скорее проблемы обеспечения юридической значимости пересылаемой корреспонденции.
Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.
В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяются несколько этапов:
экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;
предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;
• обработка исполненных и отправляемых документов. Целесообразно установить единый порядок, согласно которому
все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных — зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.
5.2.1. Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции
Этот этап достаточно традиционен и, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая по почте, по факсимильной связи, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.
При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения (табл. 5.1).
При наличии в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получении или в первый рабочий день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и других факторов.
Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, то отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 26.09.2008 10:05.
До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.
При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются механические повреждения и полнота присланных материалов, фиксируются выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту, например:
Упаковка корреспонденции от ООО «Сыры» содержит явные следы вскрытия.
Общее количество листов вложения в сопроводительном письме не указано.
Зав канцелярией подпись П.Н. Дубова
Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.
В экспедиции при обработке не вскрываются корреспонденция, имеющая отметку «Лично», адресованная общественным органи-
зациям (профсоюзным, студенческим и др.), а также документы на машинных носителях.
При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожается, исключения делаются только в следующих случаях:
в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
в документе не проставлена дата, и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) отметки «лично» не было;
при необходимости взыскать с корреспондента доплату почтовой службе.
На поступающих документах проставляется отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Иногда для повышения исполнительской дисциплины в дополнение к требованиям ГОСТов руководители организации обязывают сотрудников ставить при обработке почты свою подпись. Ее ставят без расшифровки. Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа, в правом нижнем углу.
26.09.2008 № 4876 на 6 листах
Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при позднейшей регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержавшихся в этих упаковках.
При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним.
Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года в общем валовом порядке или раздельно по видам корреспонденции. Нередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение месяца, начиная следующий месяц с единицы.
На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, может ставиться на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит возврату».
Если документ присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем экземпляре, например:
Первичный документ от 10.09.2005 в Службе персонала.
Для этого также используют правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.
Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни.
Корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах к ним добавляется корреспонденция, имеющая точного адресата: структурное подразделение или конкретный сотрудник.
, по решению городского суда, который оставил решения предыдущих судебных инстанций (Мирового и Районого суда) без изменения? И можно ли обжаловать данное решение в вышестоящих судебных интсанциях?
Экспедиция — это такой отдел в суде, который занимается отправкой, вручением корреспонденции, судебных актов, материалов дела и т.п. Что косается обжалования решения суда — обращайтесь на консультацию со всеми документами по делу, нужно более детально разбираться в ситуации.
Каталог
Реклама
Новости
«Индекс хачапури» достиг исторического максимума
«Индекс хачапури» — грузинский аналог «индекса бигмака» — достиг исторического максимума в октябре. В сравнении с сентябрем стоимость выпечки хачапури увеличилась на 6,6 процента, а в годовом исчислении — на 8,6 процента. Это объясняется.
Принят Закон об ответственности за незаконное обогащение
31 октября 2019 Верховная Рада Украины приняла Закон «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно конфискации незаконных активов лиц, уполномоченных на выполнение функций государства или местного самоуправления, и.
Украина начала отбор газ из подземных хранилищ
Газохранилища заполнены на 70%. Фото: dw.com Украина начала отбор газа из подземных газохранилищ. Об этом свидетельствуют оперативные данные оператора газотранспортной системы компании "Укртрансгаз". По данным компании, объем газа в ПХГ по.
Видео: Армия Порошенко: пропаганда и реальностьПетр Порошенко любит хвастаться мощью украинской армии, называя ее «сильнейшей в Европе», но в это же самое время солдаты «самой патриотичной армии» гниют в окопах.
Минтруд упростит процедуру начисления пенсий
Министерство труда подготовило проект приказа, который призван упростить процедуру начисления и получения пенсий. Граждан освободят от необходимости предоставления документов для установления страховой, накопительной пенсии и пенсии по.
Не лучше, не выше, не быстрее. Низкая производительность труда в России: кто виноват и что делать?
Рецессия, низкие зарплаты, нарастающее отставание от мировых лидеров — низкая производительность труда очень дорого обходится нашей стране. «Ключевым резервом развития экономики», который нам так и не удается задействовать, назвал.