Сколько хранить авансовые отчеты

В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов?

Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:

  • налоговые (используются при исчислении налогов, взносов);
  • бухгалтерские (дополняют налоговые в части ведения учета кадров, активов, контроля над расходами и в иных аспектах).

Авансовые отчеты — это бухгалтерская документация. Относятся они к категории первичных документов (п. 1 постановления Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).

Подробнее о форме авансового отчета, установленной законодательством, читайте в статье «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».

Основные положения законодательства, устанавливающие правила хранения авансовых отчетов, зафиксированы в:

Основной источник права, устанавливающий порядок хранения авансовых отчетов в государственных и муниципальных организациях – приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Изучим ключевые положения отмеченных НПА подробнее.

Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года

В положениях подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ сказано о том, что фирмы обязаны, если в НК РФ не зафиксированы иные нормы, в течение 4 лет обеспечивать сохранность сведений, относящихся к бухгалтерскому либо налоговому учету, а также представленных в иных документах, которые задействуются для исчисления и перечисления в бюджет налогов, подтверждения доходов и расходов.

Авансовый отчет относится к документам, которые подтверждают расходы фирмы. Данные отчеты предоставляются наемными сотрудниками работодателям в подтверждение того, что подотчетные денежные средства израсходованы по назначению. Компания-работодатель, в свою очередь, может задействовать авансовые отчеты и документы, прилагающиеся к ним, с целью уменьшения налогооблагаемой базы.

Таким образом, авансовые отчеты попадают под юрисдикцию рассматриваемой части НК РФ.

Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет

В нормах, которые содержатся в п. 4 ст. 283 НК РФ, сказано о том, что компании обязаны хранить источники, подтверждающие убытки, в случае переноса таковых на будущие периоды. Авансовый отчет относится к их числу, поскольку, как мы отметили выше, подтверждает корректность расходования средств, выданных работодателем наемному сотруднику.

В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ отчеты нужно хранить на протяжении всего периода, пока соответствующие расходы снижают налоговую базу. Таковой может составлять до 10 лет, следующих за тем периодом, в котором зафиксирован соответствующий убыток (п. 2 ст. 283 НК РФ), в данном случае связанный с расходованием денежных средств наемным сотрудником.

Статья 29 закона 402-ФЗ: отчет необходимо хранить 5 лет

В соответствии с положениями п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ первичная документация, к которой относятся и авансовые отчеты, должна храниться субъектом экономических отношений как минимум 5 лет после отчетного года.

Подробнее о критериях отнесения документов к первичным читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Авансовые отчеты, как правило, дополняются различными квитанциями, ПКО, товарными чеками и иными документами, удостоверяющими фактическую оплату работником товаров и сервисов с помощью подотчетных денежных средств. Таковые могут быть отнесены к категории иных источников, которые связаны с бухучетом в соответствии с п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ. Компания должна обеспечивать их сохранность, как и в случае с авансовыми отчетами, не менее 5 лет после отчетного года.

Фирма обязана хранить отчеты и дополняющие их источники в безопасных условиях (п. 3 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Если у фирмы меняется руководитель, то он должен корректным образом принять документы бухучета в порядке, установленном фирмой (п. 4 ст. 29 ФЗ № 402).

Читайте также:  Поля в документе ворд по госту

Приказ Минкультуры № 558: госорганизациям следует хранить отчеты 5 лет

В таблице, которая размещена в подп. 4 п. 4 разд. II приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, указано, что первичные источники, а также документы, дополняющие их, в том числе авансовые отчеты и прилагающиеся к ним квитанции, чеки, ПКО, должны храниться государственными и муниципальными структурами 5 лет и даже дольше, если к моменту истечения данного срока не завершена ревизия.

Итоги

Существует 3 НПА, устанавливающих порядок хранения авансовых отчетов для негосударственных организаций.

Минимальный срок обеспечения их сохранности фиксируется в нормах ст. 29 закона № 402-ФЗ и составляет 5 лет. Он корреспондирует с положениями подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. В соответствии с ними авансовые отчеты необходимо хранить 4 года. И даже если фирма обеспечит сохранность источников в течение сроков, указанных в ст. 23 и ст. 29 НК РФ, авансовые отчеты, возможно, потребуется сохранять и дольше, если таковые используются для подтверждения расходов, перенесенных на другие периоды (п. 4 ст. 283 НК РФ). Соответствующий срок в корреляции с переносом убытков организации может составить 10 лет.

Статьи по теме

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Как регулируют сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.

Эти справочники и образцы помогут правильно организовать хранение документов в компании. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Далее рассмотрим сокращенную таблицу сроков хранения документов. Чтобы узнать все сроки, скачайте справочник по ссылке выше.

Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году

Документ

Сколько хранить

Бухгалтерские документы

Документы по покупкам и реализации
(договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)

5 лет

Документы по банку
(выписки, платежные поручения, чековая книжка)

5 лет

(кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)

Инвентарная карточка ОС

5 лет после выбытия ОС

5 лет

Приказы по основной деятельности

До закрытия компании

Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)

5 лет

Бухгалтерская отчетность
(баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО

До закрытия компании

До закрытия компании

Документы по налогам

Регистры налогового учета

5 лет

Налоговая отчетность
(налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)

Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде

Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте

4 года

Книги покупок и продаж с доп листами

4 года

Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН

До закрытия компании

Акт сверки с ИФНС

Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу

в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков

Читайте также:  Претензия в почта банк образец

Документы по страховым взносам

Платежки на перечисление взносов

6 лет

Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования

Годовой – до закрытия компании

6 лет

Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)

До закрытия компании

Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)

Хранить вместе с отчетом

Кадровые документы

Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)

До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)

Личная карточка и копии документов работника*

50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже;

75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.

Трудовой договор и дополнения к нему

Приказы по кадрам

Табель учета рабочего времени

Больничный лист и расчет по нему

5 лет

График отпусков работников

1 год после использования

До закрытия компании

* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.

Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Штраф за отсутствие документов

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН.

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Узнать, кто и зачем обязан применять карточку предприятия >>

Узнайте, как правильно оформить личное дело работника >>

Авансовый отчет – это документ, который подотчетный сотрудник предоставляет в бухгалтерский отдел в течение трех дней с момента возвращения из командировки либо от дня, обозначенного в приказе как крайний для совершения трат (оплаты товара/услуги/работы). Подкрепляют авансовый отчет определенные накладные, товарно-кассовые чеки и другие документы, помогающие оправдать обоснованность совершенных трат. Составляется отчет по результатам приобретения не только товаров, но и услуг, а также работ на нужды предприятия.

Основанием для такого отчета служит выдача подотчетному лицу определенных средств, которые должны быть потрачены на решение поставленных компанией задач. Суммы средств – наличные или безналичные – выдаются сотруднику на основании приказа руководителя. В этом приказе обязательно отражаются размер предоставленных средств, цели трат и другие ключевые нюансы.

Как заполняется авансовый отчет?

Заполняет документ подотчетное лицо – сотрудник, которому были выданы финансовые средства для трат на нужды организации. На базе авансового отчета происходит списание средств, которые были выданы. В том случае, если средства были истрачены не полностью, они возвращаются по приходно-кассовым ордерам. Средства сверх обозначенной суммы выдаются на расходы по расходно-кассовым ордерам.

Читайте также:  Справка о смене фамилии через мфц

Для составления авансового отчета в компаниях используют унифицированную бухгалтерскую форму АО-1. Этот бланк заполняется сотрудником, который получил в организации средства на хозяйственные или иные траты. В 2013 году унифицированная форма была упразднена, и в учетной политике организации может быть закреплена иная форма составления авансового отчета, однако на практике на многих предприятиях продолжают использовать именно такой способ составления документов как наиболее удобный и отработанный годами.

В авансовом отчете обязательно указывается сумма, полученная на расходы, произведенные затраты, остаток либо перерасход средств. Отчет обязательно подкрепляется документами, оправдывающими совершенные траты. В этом качестве могут выступить товарно-кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, бланки строгой отчетности и другие документы, которые содержат подробную информацию о совершенных расходах. В документах обязательно должно быть указаны реквизиты продавца/поставщика услуги, полная сумма приобретения, расшифровка каждого наименования с ценами.

Проверка и утверждение авансового отчета в бухгалтерии

Отчет предоставляется в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет обоснованность трат и соответствие документа всем установленным требованиям. Затем отчет утверждается руководителем предприятия, а сотрудник получает окончательный рассчет средств. Срок, в течение которого необходимо провести эти манипуляции, как правило, утверждается приказом за подписью руководителя организации. Окончательный расчет с подотчетным лицом предполагает либо возврат средств в бюджет организации, для чего используются приходно-кассовые ордеры, либо компенсацию перерасхода сотруднику. Для этого существуют расходно-кассовые ордеры.

Срок хранения авансовых отчетов в организации

Документы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятий, могут быть налоговыми либо бухгалтерскими. Налоговые необходимы для верного исчисления налогов и взносов в государственный бюджет. Бухгалтерские требуются для дополнения налоговых, а также при ведении учета кадров, контроля затрат и в иных аспектах деятельности предприятия.

Авансовый отчет относится к бухгалтерским документам организации. Это первичные документы, которые хранятся в соответствии со следующими действующими законодательными актами:

  • Ст. 23 Налогового Кодекса Российской Федерации;
  • Ст. 283 Налогового Кодекса Российской Федерации;
  • Ст. 29 Федерального закона №403 от 06.11.2011 года.

В соответствии со статьей 23 НК РФ срок хранения авансовых отчетов подотчетных лиц должен составлять не менее 4 лет, со статьей 283 НК РФ – 10 лет. Статья 29 Федерального закона №403 требует сохранять документацию не менее 5 лет от отчетного момента.

В итоге минимальным периодом, в течение которого требуется сохранять отчетные документы, признан срок в 5 лет. Квитанции, товарно-кассовые чеки, накладные и другие документы, подтверждающие обоснованность расходов на нужды организации и влияющие на налогооблагаемую базу, хранятся в течение такого же периода – то есть минимум 5 лет. Однако существуют определенные допущения, которые могут влиять на изменение срока хранения авансовых отчетов в архиве в соответствии со статьей 283 Налогового Кодекса. По этой статье период может быть увеличен до 10 лет.

Действующие правила хранения

Правила хранения бухгалтерских документов в соответствии с Федеральным законом №129 от 21 ноября 1996 года закрепляются в учетной политике организации. В этом же законе закреплены обязанности и ответственность за хранение первичной бухгалтерской документации. Первичная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетности хранятся под личным контролем руководителя предприятия.

А вот условия хранения в Федеральном законе не прописаны. Определять их может сама организация, однако требования эти должны быть закреплены в учетной политике и доведены до сведения ответственных лиц. Стандартной практикой является хранение авансовых отчетов в отдельной папке. В эту папку подшиваются все отчеты от подотчетных лиц. Подшиваться папки могут поквартально, за полугодие либо за год.

Ссылка на основную публикацию
Займ на карту
close slider

Adblock detector