Содержание
Авансовый отчет – это документ, который подотчетный сотрудник предоставляет в бухгалтерский отдел в течение трех дней с момента возвращения из командировки либо от дня, обозначенного в приказе как крайний для совершения трат (оплаты товара/услуги/работы). Подкрепляют авансовый отчет определенные накладные, товарно-кассовые чеки и другие документы, помогающие оправдать обоснованность совершенных трат. Составляется отчет по результатам приобретения не только товаров, но и услуг, а также работ на нужды предприятия.
Основанием для такого отчета служит выдача подотчетному лицу определенных средств, которые должны быть потрачены на решение поставленных компанией задач. Суммы средств – наличные или безналичные – выдаются сотруднику на основании приказа руководителя. В этом приказе обязательно отражаются размер предоставленных средств, цели трат и другие ключевые нюансы.
Как заполняется авансовый отчет?
Заполняет документ подотчетное лицо – сотрудник, которому были выданы финансовые средства для трат на нужды организации. На базе авансового отчета происходит списание средств, которые были выданы. В том случае, если средства были истрачены не полностью, они возвращаются по приходно-кассовым ордерам. Средства сверх обозначенной суммы выдаются на расходы по расходно-кассовым ордерам.
Для составления авансового отчета в компаниях используют унифицированную бухгалтерскую форму АО-1. Этот бланк заполняется сотрудником, который получил в организации средства на хозяйственные или иные траты. В 2013 году унифицированная форма была упразднена, и в учетной политике организации может быть закреплена иная форма составления авансового отчета, однако на практике на многих предприятиях продолжают использовать именно такой способ составления документов как наиболее удобный и отработанный годами.
В авансовом отчете обязательно указывается сумма, полученная на расходы, произведенные затраты, остаток либо перерасход средств. Отчет обязательно подкрепляется документами, оправдывающими совершенные траты. В этом качестве могут выступить товарно-кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, бланки строгой отчетности и другие документы, которые содержат подробную информацию о совершенных расходах. В документах обязательно должно быть указаны реквизиты продавца/поставщика услуги, полная сумма приобретения, расшифровка каждого наименования с ценами.
Проверка и утверждение авансового отчета в бухгалтерии
Отчет предоставляется в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет обоснованность трат и соответствие документа всем установленным требованиям. Затем отчет утверждается руководителем предприятия, а сотрудник получает окончательный рассчет средств. Срок, в течение которого необходимо провести эти манипуляции, как правило, утверждается приказом за подписью руководителя организации. Окончательный расчет с подотчетным лицом предполагает либо возврат средств в бюджет организации, для чего используются приходно-кассовые ордеры, либо компенсацию перерасхода сотруднику. Для этого существуют расходно-кассовые ордеры.
Срок хранения авансовых отчетов в организации
Документы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятий, могут быть налоговыми либо бухгалтерскими. Налоговые необходимы для верного исчисления налогов и взносов в государственный бюджет. Бухгалтерские требуются для дополнения налоговых, а также при ведении учета кадров, контроля затрат и в иных аспектах деятельности предприятия.
Авансовый отчет относится к бухгалтерским документам организации. Это первичные документы, которые хранятся в соответствии со следующими действующими законодательными актами:
- Ст. 23 Налогового Кодекса Российской Федерации;
- Ст. 283 Налогового Кодекса Российской Федерации;
- Ст. 29 Федерального закона №403 от 06.11.2011 года.
В соответствии со статьей 23 НК РФ срок хранения авансовых отчетов подотчетных лиц должен составлять не менее 4 лет, со статьей 283 НК РФ – 10 лет. Статья 29 Федерального закона №403 требует сохранять документацию не менее 5 лет от отчетного момента.
В итоге минимальным периодом, в течение которого требуется сохранять отчетные документы, признан срок в 5 лет. Квитанции, товарно-кассовые чеки, накладные и другие документы, подтверждающие обоснованность расходов на нужды организации и влияющие на налогооблагаемую базу, хранятся в течение такого же периода – то есть минимум 5 лет. Однако существуют определенные допущения, которые могут влиять на изменение срока хранения авансовых отчетов в архиве в соответствии со статьей 283 Налогового Кодекса. По этой статье период может быть увеличен до 10 лет.
Действующие правила хранения
Правила хранения бухгалтерских документов в соответствии с Федеральным законом №129 от 21 ноября 1996 года закрепляются в учетной политике организации. В этом же законе закреплены обязанности и ответственность за хранение первичной бухгалтерской документации. Первичная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетности хранятся под личным контролем руководителя предприятия.
А вот условия хранения в Федеральном законе не прописаны. Определять их может сама организация, однако требования эти должны быть закреплены в учетной политике и доведены до сведения ответственных лиц. Стандартной практикой является хранение авансовых отчетов в отдельной папке. В эту папку подшиваются все отчеты от подотчетных лиц. Подшиваться папки могут поквартально, за полугодие либо за год.
Статьи по теме
Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.
Как регулируют сроки хранения документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.
Эти справочники и образцы помогут правильно организовать хранение документов в компании. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:
Далее рассмотрим сокращенную таблицу сроков хранения документов. Чтобы узнать все сроки, скачайте справочник по ссылке выше.
Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году
Документ
Сколько хранить
Бухгалтерские документы
Документы по покупкам и реализации
(договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)
5 лет
Документы по банку
(выписки, платежные поручения, чековая книжка)
5 лет
(кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)
Инвентарная карточка ОС
5 лет после выбытия ОС
5 лет
Приказы по основной деятельности
До закрытия компании
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)
5 лет
Бухгалтерская отчетность
(баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО
До закрытия компании
До закрытия компании
Документы по налогам
Регистры налогового учета
5 лет
Налоговая отчетность
(налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте
4 года
Книги покупок и продаж с доп листами
4 года
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН
До закрытия компании
Акт сверки с ИФНС
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу
в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков
Документы по страховым взносам
Платежки на перечисление взносов
6 лет
Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования
Годовой – до закрытия компании
6 лет
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)
До закрытия компании
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)
Хранить вместе с отчетом
Кадровые документы
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)
До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)
Личная карточка и копии документов работника*
— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже;
— 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.
Трудовой договор и дополнения к нему
Приказы по кадрам
Табель учета рабочего времени
Больничный лист и расчет по нему
5 лет
График отпусков работников
1 год после использования
До закрытия компании
* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.
Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.
Что делать если истек срок хранения документов?
Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.
Штраф за отсутствие документов
За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН.
Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).
Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".
Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).
Узнать, кто и зачем обязан применять карточку предприятия >>
Узнайте, как правильно оформить личное дело работника >>
Статьи о бухучете и справочная информация
Срок хранения авансовых отчетов
Какой срок хранения у авансовых отчетов?
"Новая бухгалтерия", 2005, N 3
Вопрос: Где необходимо хранить авансовый отчет об использовании подотчетных сумм:
— в кассовых документах (к какому кассовому ордеру он подшивается — по которому выданы подотчетные суммы или по которому оприходован неиспользованный остаток);
— в документах по учету расчетов с подотчетными лицами?
Ответ: Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусматривает, что правила документооборота учетной информации определяются организацией самостоятельно при формировании учетной политики исходя из особенностей ее деятельности.
Статьей 17 этого Закона предусмотрены обязанность и ответственность, связанные с хранением документов бухгалтерского учета. Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Где и как должны храниться документы учетной информации, Закон о бухгалтерском учете не предусматривает. Организация определяет это самостоятельно.
На наш взгляд, целесообразнее хранить авансовые отчеты в отдельной папке, где содержатся документы по учету расчетов с подотчетными лицами.
Подписано в печать
еще:
Вопрос: Организация заключила договор на создание интернет-сайта. В договоре оговорено, что сайт будет создаваться в течение трех месяцев (сентябрь, октябрь, ноябрь). Стоимость создания сайта — 85 000 руб., документы выставлены ноябрем. В течение последующих шести месяцев организация будет уплачивать по 12 000 руб. помесячно за его поддержание. Можно ли 85 000 руб. списать единовременно, а 12 000 руб. списывать помесячно?
("Новая бухгалтерия", 2005, N 3)
Вопрос: Материально-ответственный работник отсутствует. Как провести годовую инвентаризацию товарных ценностей в его отсутствие, не нарушая установленных правил? ("Новая бухгалтерия", 2005, N 3)
